Repas d’affaires, déplacements, hébergement, utilisation d’un véhicule personnel : les frais professionnels avancés par un dirigeant ou un salarié peuvent être remboursés par l’entreprise. À condition de respecter quelques règles pour éviter tout risque fiscal ou social.
Le principe : rembourser des dépenses réelles et justifiées
Une note de frais rembourse une dépense engagée dans l’intérêt de l’entreprise, justifiée par une pièce (facture, ticket, billet) et raisonnable. Pour un repas d’affaires, précisez le nom des invités et l’objet du rendez-vous.
Correctement justifiés, ces remboursements ne sont ni du salaire, ni soumis à cotisations, et sont déductibles pour l’entreprise. Mal justifiés, ils peuvent être requalifiés en rémunération lors d’un contrôle.
Les indemnités kilométriques
Lorsque vous utilisez votre véhicule personnel pour des déplacements professionnels, l’entreprise peut vous verser des indemnités kilométriques calculées selon le barème fiscal publié chaque année par l’administration. Ce barème dépend de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus ; il est majoré de 20 % pour les véhicules électriques.
Pour être déductibles et exonérées, les indemnités doivent être justifiées par un relevé des trajets : date, lieu de départ et d’arrivée, motif, kilométrage. Le trajet domicile-travail obéit à des règles particulières.
Bon à savoir : si votre véhicule est inscrit à l’actif de votre entreprise, ses frais (carburant, entretien, assurance, amortissement) sont pris en charge directement et il n’y a pas d’indemnités kilométriques à verser.
Les frais de repas
Pour un salarié en déplacement, l’entreprise peut rembourser les frais de repas réels justifiés ou verser des allocations forfaitaires dans les limites fixées par l’URSSAF. Pour un dirigeant indépendant, seule la fraction de la dépense qui excède le coût d’un repas pris à domicile est déductible, dans une certaine limite.
Et la TVA ?
La TVA sur les frais professionnels est récupérable si la facture est établie au nom de l’entreprise et si la dépense n’est pas exclue du droit à déduction. Certaines dépenses (hébergement des dirigeants et salariés, véhicules de tourisme, cadeaux au-delà d’un certain montant) font l’objet de règles restrictives.
Bien organiser vos notes de frais
- conservez tous les justificatifs, idéalement numérisés au fil de l’eau ;
- établissez une note de frais mensuelle signée, avec le détail des dépenses ;
- tenez un relevé kilométrique à jour ;
- déposez le tout dans votre espace client pour que votre expert-comptable le traite.
Askium vous aide à sécuriser vos frais
Nos clients déposent leurs notes de frais et justificatifs directement dans leur espace client. Nous vérifions leur traitement fiscal et social et les intégrons en comptabilité. Une question ? Contactez-nous.
Les informations de cet article sont données à titre général, à la date de publication, et ne remplacent pas un conseil personnalisé. Les règles fiscales et sociales évoluent régulièrement : contactez votre expert-comptable Askium pour une analyse de votre situation.
