Factures, relevés, contrats, bulletins de paie : une entreprise produit et reçoit de nombreux documents. Combien de temps faut-il les garder ? Peut-on se contenter d’une version numérique ? Le point sur les principales règles.
Les documents comptables : 10 ans
Les livres comptables et les pièces justificatives (factures d’achat et de vente, relevés bancaires, notes de frais) doivent être conservés 10 ans à compter de la clôture de l’exercice, selon le Code de commerce.
Les documents fiscaux : 6 ans
L’administration fiscale peut exercer son droit de contrôle sur une période qui s’étend, en règle générale, jusqu’à la fin de la troisième année suivant celle de l’imposition. Mais le Livre des procédures fiscales impose de conserver les documents sur lesquels un contrôle peut porter pendant 6 ans. En pratique, la durée de 10 ans applicable aux pièces comptables couvre ce besoin.
Les documents sociaux
| Document | Durée de conservation par l’employeur |
|---|---|
| Double des bulletins de paie | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans après le départ du salarié |
| Justificatifs des cotisations sociales | 6 ans |
| Contrats de travail, documents relatifs aux salaires | 5 ans |
Les documents juridiques
- statuts, actes de modification : pendant toute la vie de la société, et au-delà ;
- procès-verbaux d’assemblées et registres : pendant toute la vie de la société ;
- contrats commerciaux : 5 ans en règle générale après leur fin.
Peut-on tout conserver en version numérique ?
Oui, sous conditions. Les factures papier peuvent être numérisées et conservées sous forme électronique si la copie est fidèle à l’original et si son intégrité est garantie (procédé de numérisation et d’archivage fiable). Les factures électroniques, généralisées avec la réforme de 2026-2027, doivent quant à elles être conservées dans leur format d’origine.
Bonne pratique : centralisez vos justificatifs au fil de l’eau dans un espace sécurisé et sauvegardé, plutôt que dans des dossiers éparpillés sur un ordinateur ou dans une boîte e-mail.
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Les informations de cet article sont données à titre général, à la date de publication, et ne remplacent pas un conseil personnalisé. Les règles fiscales et sociales évoluent régulièrement : contactez votre expert-comptable Askium pour une analyse de votre situation.
